Archivregale

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Archivregale und Aktenregale

Archivregale werden in der Regel zur platzsparenden und übersichtlichen Lagerung und Langzeitarchivierung von Ordnern, Pendelheftern und anderen Papierakten genutzt. Je nach Lagergut handelt es sich um Fachbodenregale, die mit einer relativ geringen Tiefe von etwa 300 mm optimal für die Aufbewahrung von Aktenordnern geeignet sind, oder um Pendelhefterregale ohne Fachböden.

Aktenregal verschiebbar © LBL GmbH
Aktenregal verschiebbar © LBL GmbH

Professionelle Archivregale werden meist aus verzinktem Stahlblech gefertigt. Sie sind als Steck- oder Schraubsysteme für die Selbstmontage erhältlich.

Aufbau des Archivregals

Archivregale werden in ein- oder zweiseitigen Ausführungen angeboten: Einseitige Regalsysteme werden durch eine rückseitige Kreuzverstrebung stabilisiert und mit der Rückseite an einer Wand oder einer anderen Regalrückseite platziert. Zweiseitig nutzbare Archivregale werden hingegen oft mit Aussteifungstraversen versehen, um die Stabilität des Regalsystems zu gewährleisten.

Oft werden mehrere Archivregale in einer Reihe montiert, um die Lagerkapazität zu erhöhen. Jede Regalzeile besteht hierbei aus einem Grundmodul mit zwei Seitenständern sowie einer Anzahl von Anbauelementen mit jeweils nur einem Seitenständer. Damit die Regalzeile in sich stabil ist, müssen die Anbauelemente jeweils gleichmäßig links und rechts am Grundmodul montiert werden.

Das klassische Ordnerregal

Archivregale sind ideal, wenn es darum geht, papierbasierte Akten und Dokumente möglichst kompakt und dennoch strukturiert über einen längeren Zeitraum aufzubewahren und zu archivieren. Die Regalsysteme sind in Größe, Höhe und Breite an die gängigen Größen von Aktenordnern angepasst. Ordnerregale sind fast immer Fachbodenregale, die mit ihrer geringen Tiefe von rund 30 cm optimal zum Platzbedarf aller gängigen Ordner passen.

Archivregale für Ordner und Akten gibt es sowohl in geschraubten als auch in gesteckten Ausführungen. Die Fachlasten und Maße sind bei Schraub- und Stecksystemen gleich, dennoch gibt es Unterschiede: Geschraubte Regalsysteme sind im Schnitt etwas günstiger als gesteckte. Dafür lassen sich Stecksysteme schneller aufbauen und bei Bedarf auch rascher ab- und umbauen.

Aktenregal verschiebbar © LBL GmbH
Aktenregal verschiebbar © LBL GmbH

Ordnerregale gibt es mit und ohne Abdeckboden. Manche Varianten sind einseitig und andere doppelseitig nutzbar. Das hintere Ende des Fachbodens ist oft mit einer Anschlagkante versehen, die als Durchschubschutz fungiert und verhindert, dass Akten zu weit eingeschoben werden oder am anderen Ende wieder herausfallen. Und weil längst nicht jedes Archiv in einem Kellerraum versteckt wird, in dem es auf Ästhetik nicht ankommt, gibt es auch bei Ordnerregalen schicke Designermodelle – oder zumindest Möglichkeiten, die Regale optisch (z. B. in der Lackfarbe) an die Einrichtung des Büros, der Werkstatt, Praxis oder Kanzlei anzupassen.

Um das Archiv möglichst platzsparend und bedienfreundlich zu gestalten, können Unternehmen auch auf automatische Systeme oder verfahrbare Regale zurückgreifen. Lagerlifte und Anlagen mit Paternoster-Handling bieten den Vorteil, dass auch bei mehrgeschossigen Regalsystemen alle gelagerten Ordner und Akten gleich gut erreichbar sind. Was gebraucht wird, kann einfach mittels Motor- oder Handsteuerung bis zur Entnahmestelle gefahren und dann bequem herausgenommen werden. Auch die Einlagerung ist leichter und ergonomischer, da kein Bücken, Strecken oder gar Klettern erforderlich ist, um das richtige Fach zu erreichen.

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Rollregale, verfahrbare Archivregale

Ortsfeste Archivregale sind meist in langen Reihen aufgebaut. Dazwischen müssen mehrere voneinander getrennte Gassen frei bleiben, damit alle eingelagerten Ordner und Artikel erreichbar sind. Bei einem Rollregal ist die Reihenanordnung nicht starr, sondern dynamisch. Die einzelnen Regale sitzen auf Schienen und lassen sich frontal gegeneinander verschieben. So wird nur Raum für einen Gang gebraucht, der jeweils am gewünschten Beschickungs- oder Entnahmeort geöffnet wird. So ist es möglich, bis zu 100 % mehr Fläche zu nutzen als bei einem starren Regalsystem.

Dynamische Regalsysteme gibt es ebenfalls in ein- und mehrgeschossigen Ausführungen. Die Regale werden entweder per Handschub, mit einer Handkurbel oder über in den Fahrwagen verbaute Elektromotoren bewegt. Rollregale mit Zahnrad-, Ketten-, Seilzug- oder Pneumatikantrieben werden heute kaum noch verwendet.

Verfahrbare Archivregale werden von öffentlichen Einrichtungen genutzt, deren Archivierungs-, Lagerungs- und Dokumentationsbedarf aus gesetzlichen Gründen sehr hoch ist, z. B. Bibliotheken oder Stadtarchiven. Doch auch in großen Wirtschaftsunternehmen oder Versicherungsgesellschaften werden dynamische Roll- und Mobilregale eingesetzt. Neben den frontal verschiebbaren gibt es auch seitlich verschiebbare Rollregale, Auszugregale und mobile Paletten- und Kragarmregale. Dabei können Lagerlösungen mit Regallängen von über 15 m und mehr als 50 Tonnen zulässiger Last pro beweglichem Regal realisiert werden.

Früher wurden roll- und fahrbare Regale vor allem in geschlossenen Magazinen genutzt. Heute gibt es sie immer öfter auch in frei zugänglichen Lagerbereichen oder Räumen mit Publikumsverkehr. Dabei muss natürlich ausgeschlossen werden, dass sich Personen bei der Bedienung verletzen oder gar jemand zwischen den Regalreihen eingequetscht wird. Bei manuell betriebenen Rollregalen ist das vergleichsweise einfach: Der Bediener sieht einfach vor dem Verschieben der Regale nach, ob sich niemand in dem Gang befindet, den er schließen will. Bei Motorantrieben sind jedoch erhöhte Schutzmaßnahmen erforderlich, etwa Lichtschranken, elektrische Schaltleisten oder Scanner.

Archivregale – Fachlast und Feldlast

Die Fachlast gibt jeweils die zulässige statische Last pro Fachboden an, sofern diese gleichmäßig auf der gesamten Breite des Fachbodens verteilt ist. Die Fachlast darf nicht, auch nicht kurzzeitig, überschritten werden, da die Fachböden nicht für höhere Lasten ausgelegt sind. Ordner sollten daher grundsätzlich stehend eingelagert werden, wobei schwerere Ordner möglichst in den unteren Regalebenen eingelagert werden sollten. Bei Ordner- und Archivregalen liegen die Fachlasten in der Regel bei ca. 70 bis 300 kg.

Lagerregale: Fachlast und Feldlast
Lagerregale: Fachlast und Feldlast

Die Feldlast gibt die zulässige Gesamtbelastung des gesamten Regalfeldes an, die sich aus den Einzelfachlasten des Regalfeldes ergibt. Sie stellt die maximale Belastung dar, die auf die Regalständer wirken kann und variiert mit der Höhe des Regalsystems sowie der Anzahl der in einem Feld verbauten Fächer/Ebenen.

Archivregale in der Praxis

In jedem Unternehmen wird archiviert, wenn auch nicht überall im gleichen Umfang. Dazu müssen Archive, auf die mehrere Personen Zugriff haben, besonders gut organisiert werden – nicht nur einmal bei der Einrichtung des Regalsystems, sondern immer wieder, etwa durch regelmäßiges Aufräumen und Aussortieren. Denn wenn die eingelagerte Papiermenge einfach unkontrolliert weiterwächst, werden unweigerlich auch die Suchzeiten immer länger. Im schlimmsten Fall sind eines Tages wichtige Akten gar nicht mehr zu finden, was z. B. bei einer Steuerprüfung oder Reklamation sehr unangenehm werden kann.

Zur Organisation der Archivregale dienen häufig alphanumerische Kennzeichnungen, also eine Sortierung nach Buchstaben und/oder Zahlen. Kunden oder Patienten werden meist nach Namen sortiert, wobei sich in großen Archiven (z. B. dem eines Krankenhauses) die Sortierung nach dem Geburtstag bewährt hat. Im Einzelhandel sind die Ordner meist nach den laufenden Geschäftsjahren sortiert und auch die Regale entsprechend beschriftet. Manche Systeme sind zu diesem Zweck auf den Sichtseiten mit Einschüben für passende Karten versehen.

Durch die Vernichtung von abgelaufenen Akten bleibt der Platzbedarf des Archivs im Rahmen. Allerdings müssen Unternehmen dabei die Vorschriften einhalten und dürfen nur Akten vernichten, deren gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Es empfiehlt sich also, auch das jeweilige Ablaufdatum bei der Organisation zu berücksichtigen und dieses ebenfalls auf den Akten und/oder Regalen zu vermerken.

Archivregale – Sicherheit

  1. Sicherheitshinweise für Aufbau und Montage

    Wenn das Verhältnis von Höhe zu Tiefe den Faktor 5:1 überschreitet, muss eine geeignete Kippsicherung an der Wand befestigt und das Regal damit stabilisiert werden.

  2. Beispiel: Ein Archivregal mit einer Fachtiefe von 300 mm und einer Höhe von 1.500 mm muss nicht mit einer Kippsicherung versehen werden, da das Verhältnis von Höhe zu Tiefe genau 5:1 beträgt. Ist das Regel jedoch höher, muss zusätzlich eine Kippsicherung angebracht werden.
  3. Sichere Auffindbarkeit und Datenschutz

    Die vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist ist abhängig von der Art des Dokuments; bei vielen beträgt sie zehn Jahre. Wird die Akte während dieser Zeit angefordert, etwa vom Finanzamt oder Gericht, muss sie auffindbar sein, sonst kann es viel Ärger und hohe Strafen geben. Durch elektronische Datenspeicherung und Archivierung lässt sich zwar die physikalische Aktenmenge reduzieren und die Organisation verbessern, doch dabei müssen die Datensicherheit und der Datenschutz gewährleistet bleiben. Personenbezogene Daten von Mitarbeitern, Kunden, Patienten etc. sind vor unbefugtem Zugriff zu schützen, und die dafür notwendigen Softwarelösungen sind oft teurer und aufwendiger zu etablieren als ein gut organisiertes Papierarchiv.

    Dazu kommt, dass manche Unternehmen, z. B. kassenpflichtige Dienstleister und Geschäfte, gesetzlich dazu verpflichtet sind, bestimmte Dokumente (u. a. ihre Kassenberichte) sowohl in Papierform als auch elektronisch aufzubewahren. Oft werden die klassischen Archivregale dann mit lokalen elektronischen Speichermedien wie USB-Sticks oder Festplatten kombiniert. Sichere Archivierungslösungen mit eigenem Server sind vor allem für KMU meist zu aufwendig und teuer. Und in vielen kleinen Unternehmen, in denen nur wenige Mitarbeiter von einem Ort aus auf die Daten und Dokumente zugreifen, reicht ein normales Büroregal oder Werkstattregal völlig aus, um das Archiv unterzubringen und in Ordnung zu halten.

  4. Schutz vor Feuchtigkeit
    Weil sich Aktenordner in ihrer Größe nur unwesentlich voneinander unterscheiden, können Sie fast jedes Regalsystem als Archivregal nutzen. In unbeheizten, selten benutzten oder schlecht belüfteten (Keller-)Archiven besteht jedoch die Gefahr, dass sich auf den Ordnern Kondenswasser niederschlägt und die Papiere durch Feuchtigkeit oder Schimmel beschädigt werden. Hier empfehlen sich Fachbodenregale, die mehr Luftzirkulation ermöglichen als geschlossene Aktenschränke oder Regale mit massiven Seiten- und Rückwänden.

    Außerdem sollte zwischen Regal und Wand, zwischen den Regalen und auch zwischen den Ordnern immer ausreichend Abstand sein, um eine möglichst hohe Luftzirkulation zu erreichen. Zum Glück gibt es jede Menge Abstandhalter in allerlei Formen – wenn Sie also beim Regalzubehör keinen passenden finden, nehmen Sie einen aus dem Baumarkt oder basteln Sie sich eine Individuallösung aus Lochblech, Profilen oder Winkeln. Beidseitig nutzbare Regale sollten in der Mitte ebenfalls mit einem Abstandhalter versehen werden. Das erhöht zwar den Platzbedarf, doch die lockere Lagerung schützt nicht nur das Papier vor Feuchtigkeit, sondern auch das Regal vor Überlastung.

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